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居家办公

居家办公

体验

企业指南
管理者指南
员工指南
其他技巧和建议

世界各地正处在前所未有的时期,无法预见的社会变化正在影响着所有人。对于许多人来说,突然转为居家办公,对我们的工作和个人生活都造成了颠覆。

我们始终坚信在随时随地、远程工作的好处,因此整理了这份指南,协助不熟悉远程工作的管理者、员工和企业迅速适应这种环境,并且取得成功。

运用这些技巧以及由 Jabra 内部远程工作人员整理的实用建议,可以协助您在新的居家办公模式中保持专注、高效、健康。

企业指南

如何创建和实施远程工作系统

对于不习惯分散化团队的组织而言,这可能是一项重大颠覆。您需要在企业层面思考以下几点,以便成功管理分布式虚拟组织。

Jabra 设备结合 Microsoft TeamsZoom 等协作平台,可提供使用简便的解决方案。

1.

务必由上而下。远程工作带来了众多变化,需要首席执行官和管理高层共同传达和践行。确保高层管理人员获得适当的辅导,并且以身作则。

2.

为团队启用完全虚拟的数字化工作空间。与 IT 团队共同指定生产力、会议和协作应用。有了云端基础和密切监督的网络,应确保团队能够访问共享文件和存储以及工作流管理工具和通信平台。

3.

设置高科技工具。除了拥有软件和数字平台之外,还要确保您的员工拥有与同事连接所需的专业音频和视频设备,以及可以在家中进行有效通信的各类其他硬件。

4.

实行视频优先文化。在家庭空间中开启视频通信可能会令人望而生畏,而且通常大家都不想第一个打开摄像头。视频通信能够加强信任,加速沟通,缩短会议时间,并且通过背景模糊或自定义等选项,员工可以轻松控制自己的狗狗、孩子或艺术品在团队会议中是否入镜。

5.

在虚拟团队中有效地将隐含信息转换为显性知识。构成流畅日常运作基础的许多信息不言而喻或是隐含信息,在办公室环境中习得。不妨为涵盖所有员工的这些潜在社会准则创建指南。

  • 发挥您的人力资源职能,为远程工作人员描述基于明确成果的绩效指标期望。
  • 制定明确的行为规范和期望,例如工作内容和工作时间,并作为员工实施工作并得到衡量的基准。

管理者指南

如何管理虚拟团队

利用贵公司的数字化工作空间和系统,为您的团队制定明确的沟通和最佳实践框架,协助他们管理时间以及您对他们的期望。

1.

始终以身作则,并且建立反馈循环,辨别有待改进的领域。您可以成为行为榜样,培养习惯,让您的团队在动荡时期倍感安心。

2.

逐一聆听个人报告,了解员工的调整情况。确保了解员工在适应过程中的个人挑战,并在管理绩效和成果时考虑到个人情况。

3.

每天开始工作时,与每位远程工作员工进行 10 - 15 分钟的简短视频通话。如果您管理着庞大团队,则可与整个团队一起召开 20 分钟的站立会议。这样不仅可以保持日常沟通,还代表着每个工作日的开始,灌输工作心态。

4.

在团队内部设定沟通行为,确保信任感和平等感,消除形成小圈子的趋势。公司已经为您提供了工具,但是管理者必须建立最佳实践和使用期望。

5.

避免微观管理,而应聚焦于监督和管理成果。保持在线并不是工作效率指标,您需要信任团队能够有效地管理他们的时间,实现您预先设定的成果。

6.

确保所有远程员工均可访问共享的团队文件和文件夹,工作文档始终保持最新。分享云端文件的链接,确保每个人都处理最新版本。

7.

分享您的日历和空闲情况,让员工知晓您的日程以及何时方便与您联络。

员工指南

成功人士的六大居家办公好习惯

居家办公可能是一项重要变化,您需要找到一个舒适安全、避免干扰的所在。设置工作空间时应注意以下六个要点,实现高效居家办公

1.

建立指定工作区。可能不一定是单独的房间,只需定义您的工作空间,使其尽可能免于干扰,避免噪音和杂乱。尽可能寻找能够提供自然采光、通风良好、符合人体工程学的工作台。

2.

培养工作日习惯。 穿着睡衣就开始工作,这很轻松,还不用匆忙地吃完早餐,但是洗个澡,穿上日常服装,会在心理上协助您适应工作日的节奏,并建立健康的日常习惯。

3.

设置虚拟工作空间。 无论是互联网提供商、通信软件还是拥有能够与 Teams、Zoom 或其他视频和通信平台兼容的专业音频设备,高效的技术生态系统都是助您顺利沟通和协作的关键

4.

保持沟通。 没有人员亲自到场,日常习惯和例行程序也有所改变,找到与同事沟通的新方式就变得日益重要。您可以设置状态或通知团队成员,何时可通过 Slack、Teams 或电子邮件联系到您。

5.

关注健康。仿佛总是找不到合适的休息机会,尽管远程工作可以协助您在工作与生活之间保持平衡,但也会造成难以划分工作和生活之间的界线。在生活中保持结构,确保纳入休息时间。

6.

为家庭和工作制定方针。为工作划分明确界线,确保您不会“永远在线”,在工作日中清晰规划工作和家庭之间的切换。

其他技巧和建议

如何通过视频主持包容性虚拟会议

超过 67% 的远程工作人员在线上会议期间被人打断或发言被覆盖,没有共处一室的面对面沟通,这种棘手环境难以克服。以下是在虚拟协作平台中成功主持包容性会议的四种技巧

1.

打开摄像头,确保您出现在视频中,并且注意仪表。视频让虚拟协作更加人性化,也能令虚拟会议更加流畅沟通。

2.

经常稍作停顿,以便他人提出问题或反馈。让其他人有机会发言,同时尽量避免打断。

3.

如果您不参与对话,最好将自己的设备设置为静音,避免环境中的背景音造成他人分心。

4.

关注会议中的文字聊天信息,以便提出要点或问题,而无需打断他人的发言。

企业文化:通过社交团结虚拟团队的三大途径

远程工作人员往往会感到与世隔绝,可能表现为孤独感,但也可能产生更严重的负面影响,例如失去组织内的认同感,从而导致低参与度。管理者和团队主管必须思考如何在任务相关工作之外,通过社交方式团结团队

必须开展与工作无关的活动,提高团队凝聚力,这一点至关重要。以下三项计划有助于促进团队凝聚力。

  • 虚拟欢乐时光或周五酒吧
  • 虚拟披萨聚会
  • 问答比赛或其他智力竞赛/游戏之夜

视频会议比面对面会议更加高效的四大理由

1.

虚拟视频会议之间毫无干扰。除了在远程工作时提供的灵活性之外,面对面的团队报告还十分耗时,因为很容易在走廊里找到人。虽然这样能提供十分活跃而不那么正式的机会,但也会浪费大量时间。

2.

虚拟会议的工作效率更高,因为如果您将某个会议纳入日历并准时出席,效率会更加出色,预先设定的议程通常也能带来更优异的业务成果。

3.

视频还可以加速业务沟通,提供人性化体验,确保与会人员到场、开机并关注会议室中的情况。

4.

虚拟会议能提高工作与生活之间的平衡,因为会让您更加关注会议时长和紧急事项,从而让您有更多时间与同事协作或陪伴家人。

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